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O crescimento organizacional uniforme e constante é um termômetro da importância da gestão de projetos. A partir de um conjunto de técnicas metodológicas, é possível estabelecer e controlar os processos, o que, por consequência, contribui para a redução de gastos, o aumento da lucratividade e a melhora da produtividade.

Hoje, em função das novas tecnologias, muitas empresas têm preferido automatizar os procedimentos, como forma de eliminar as possibilidades de erros e retrabalhos. Isso porque, com respostas mais confiáveis, os gestores conseguem tomar decisões compatíveis com a realidade do mercado.

Nesse sentido, o conceito de Business Intelligence (BI) é altamente recomendável, por oferecer ao gestor as ferramentas necessárias para a realização de um trabalho pautado em dados reais (e não em hipóteses).

Ou seja: a depender da qualidade das informações inseridas no sistema, ele tem a chance de analisar cenários e estabelecer planejamentos futuros. O interessante desse método também está no fato de ele ser multidisciplinar, já que é aplicável em diferentes departamentos e para finalidades diversas.

Neste passo a passo, você vai ficar por dentro de algumas soluções viáveis, capazes de melhorar a gestão de projetos de curta duração. Quer ver? Continue a leitura!

O que é gestão de projetos e para que ela serve?

De acordo com o guia do Project Management Institute (PMI), denominado de Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ou Gerenciamento de Projeto de Conhecimento, a gestão de projetos é entendida como um esforço momentâneo para criar um serviço ou produto e obter um resultado exclusivo.

Isso quer dizer que existe começo, meio e fim. Logo, é diferente de uma operação rotineira, que é contínua, por exemplo.

Desse modo, o projeto serve para desenvolver um software, negociar com fornecedores, criar produtos, resolver problemas internos e implantar sistemas ou estratégias — enfim, as etapas respeitam um cronograma determinado. Além disso, o método possibilita gerenciamentos de:

  • qualidade: acompanhamento e validação de normas e padrões;
  • recursos humanos: controle de colaboradores e treinamentos;
  • escopo: coleta de informações relevantes para tomadas de decisões em diferentes áreas;
  • integração: reunião de diversas áreas de conhecimento, com a finalidade de desenvolver o ciclo de vida de um projeto;
  • comunicação: todos falam a mesma língua;
  • riscos: potencializa os acertos e minimiza os erros;
  • aquisições: auxilia no planeamento de compra.

Qual a importância de se ter uma gerência de projetos?

Diversos questionamentos podem ser respondidos a partir de um planejamento efetivo. Nesse caso, se é interesse da empresa atingir todos os objetivos da pauta, a diretoria não deve abrir mão de um departamento especializado na gestão de projetos.

Afinal, esse tipo de gerência cuida de todas as fases do plano, aferindo os resultados, motivando a equipe e monitorando as transformações dos ambientes interno e externo. Ou seja: é o setor responsável por organizar as demandas e estabelecer soluções, a fim de potencializar as tomadas de decisões.

Tão importante quanto ter uma gerência de projetos é saber contratar o profissional com o perfil adequado, já que algumas habilidades são fundamentais. De fato, a contratação de alguém experiente demanda tempo e dinheiro, mas o custo-benefício tende a compensar, em função dos resultados gerados.

Afinal, nada substitui a vivência. Logo, é o tipo de trabalho que dispensa amadorismo. Por isso, além da formação acadêmica correspondente (Engenharia, Administração e afins), o profissional também deve reunir outras competências fundamentais, como:

Organização

Controlar diversas variáveis, simultaneamente, não é nada simples. Por isso, sua capacidade deve ir além da formação acadêmica descrita em um currículo, já que o gestor é encarregado de:

  • gerir custos;
  • monitorar a evolução do escopo;
  • adequar a alocação de recursos;
  • preparar tarefas;
  • cuidar da pós-produção;
  • apresentar resultados, entre outras funções.

Ou seja: ritmo e constância são palavras-chave no contexto da gestão de projetos, pois o profissional também é responsável por temas que envolvem controle de ferramentas, além da administração de tempo, pessoas e insumos. Portanto, uma boa dose de sistematização e obediência ao cronograma faz a diferença na hora de executar os procedimentos.

Liderança

Ser líder é muito diferente de ser chefe. Afinal de contas, o líder atua como agente de transformação. A ele é incumbida a missão de engajar e inspirar o time — sendo assim, o poder de persuasão está em suas mãos. Ou seja: além de trabalhar em prol dos objetivos, também é tarefa do gerente mobilizar as pessoas.

Objetividade

Nos dias atuais, a perda de tempo pode resultar em prejuízos astronômicos para as marcas, já que estamos vivendo a “era do cliente”. Isso quer dizer que as decisões precisam ser tomadas com rapidez e confiança. Desse modo, um bom gerente de projetos sabe:

  • identificar o problema;
  • propor soluções;
  • agir oportunamente;
  • liderar os envolvidos rumo ao sucesso.

Negociação

Na maior parte dos casos, o orçamento é apertado e os envolvidos não apresentam o mesmo desempenho.

Isso significa que ter de respeitar interesses individuais (e, ainda, extrair o melhor resultado dentro das circunstâncias apresentadas) é uma missão que exige alto poder de conciliação. Não é nada fácil convencer as pessoas a fazerem aquilo que não querem.

Comunicação

De todas as competências, essa é fundamental para a fluidez nos processos. No entanto, muitos projetos enfrentam problemas e atrasos devido à falta de transparência.

Entenda que é papel do gerente estabelecer os tipos de canais de diálogo, a fim de garantir a troca de informações no prazo certo. O profissional precisa saber lidar com pessoas, já que esse é um dos recursos administrados por ele.

De nada adianta contar com sistemas ou ferramentas de última geração se o gestor não consegue conduzir um time com confiança. Por isso, é imprescindível estabelecer uma sintonia com as pessoas.

Persistência

Uma das tarefas primordiais na gestão de projetos está relacionada à capacidade que o gerente tem de mapear e corrigir os possíveis riscos. Ter jogo de cintura é imprescindível para que ele possa se antecipar à crise, arrumar a casa e colocar tudo nos trilhos novamente.

Afinal, os desafios fazem parte da rotina empresarial. Nesse sentido, os pensamentos não devem ser fixos, mas precisam ser reiniciados, a fim de que isso favoreça as decisões estratégicas.

Quais são as etapas da gestão de projetos?

Uma administração eficaz envolve, necessariamente, pelo menos duas táticas principais: processo e documentação.

Mesmo os projetos de curta duração não estão isentos de metodologias aplicadas, pois são elas as responsáveis por garantir a organização e a agilidade do planejamento. Ou seja: há um ciclo de vida que merece atenção.

Início

Esse é o estágio de partida. Quando o conceito nasce, o termo de abertura é elaborado (e a autorização, decretada). Aqui, os envolvidos reconhecem, oficialmente, o início das atividades.

Na fase preliminar, o problema é exposto e atacado, a fim de que o gestor tenha as informações necessárias para a estruturação do projeto nas mãos. As premissas sobre restrições, custo, informações relevantes, cronograma e estimativas são registradas no começo de tudo, para que o conteúdo seja conhecido e discutido previamente.

Esse é o momento que o gerente de projetos tem para ficar por dentro de todos os pormenores da proposta. Necessariamente, isso implica obter entendimento macro acerca das influências de impacto, dos requisitos relevantes e dos possíveis riscos.

Além disso, os dados coletados são submetidos a quem é de interesse: órgãos competentes, acionistas e patrocinadores.

Planejamento

A segunda etapa é a do detalhamento. O fato de o projeto ter chegado até aqui significa que ele foi aprovado. Logo, a empresa acredita na possibilidade disso gerar resultados.

Nesse caso, é importante definir uma metodologia para escolher as estratégias e administrar melhor os objetivos e recursos mobilizados. Portanto, é imprescindível que o modelo preveja, com profundidade, pontos como:

  • preparação do cronograma;
  • correlação entre as atividades;
  • análise de custo;
  • determinação de competências;
  • previsão de recursos.

Execução

Depois do planejamento, é hora de materializar as determinações acordadas. Consideramos essa etapa a mais importante do projeto, pelo simples motivo de as ideias serem colocadas em prática.

Nesse ponto, os avanços precisam ser registrados e as conclusões preliminares devem ser documentadas, a fim de que os processos sejam evidenciados e as soluções, apontadas. Qualquer deslize cometido nos estágios anteriores fica, inevitavelmente, visível durante este ciclo.

Afinal, a maior parte dos recursos, como orçamento, quadro de pessoal e força tarefa empregada, é consumida durante a efetivação. Nesse sentido, a consumação é fundamental para orientar as fases posteriores, já que isso tende a provocar mudanças significativas no escopo e nos requisitos de qualidade.

Controle

A gestão e o monitoramento ocorrem em paralelo com o cumprimento dos processos, pois, nesse ponto, o objetivo é acompanhar e controlar as execuções, de modo a sugerir medidas preventivas e convergentes em tempo hábil. 

Para tanto, é importante comparar: linha de base (fase inicial) + estado atual do planejamento + status desejado, a fim de estabelecer medidas corretivas. Nesse ciclo, os documentos gerados devem levar em consideração o desempenho dos processos, já que isso é determinante nas tomadas de decisão do gerente.

Ele precisa encontrar os gráficos de controle, as medidas corretivas e preventivas e os indicadores de performance nos arquivos, além de outras métricas essenciais para a leitura compreensível do cenário.

Encerramento

Como o próprio termo sugere, esse é o momento da entrega dos resultados. Mas isso não significa que os esforços e as preocupações terminaram, porque os modelos de projetos também devem focar no registro do aprendizado e no termo de aceite do cliente. Tais vertentes são consideradas indispensáveis.

É importante que haja um certificado que valide o término e a entrega de todos os itens do escopo, de forma a isentar a empresa de responsabilidades futuras. Se o projeto fosse a criação de um aplicativo, por exemplo, poderíamos vincular os seguintes serviços:

  • definição do sistema operacional (iOS, Android ou Windows Phone);
  • criação do protótipo;
  • escolha da estrutura de navegação;
  • estado do aplicativo nos modos on-line e off-line;
  • determinação do design da interface;
  • levantamento de questões sobre acessibilidade;
  • utilização de padrões conhecidos, entre outros.

A entrega precisa ser avaliada e aceita pelo cliente ou responsável que prosseguirá com o trabalho. Por isso, é necessário dedicar um tempo para refletir sobre os resultados, pois cada uma dessas fases serve para detectar e corrigir erros, que arriscam o sucesso do que foi empregado — até porque, nem sempre a sequência dos ciclos é seguida à risca.

Lembre-se de que isso é determinante para a continuidade do projeto, pois as falhas diagnosticadas poderão representar, inclusive, uma inviabilidade completa das atividades em curso. Nesse caso, é recomendável que o gerente convoque uma reunião final para apresentar os relatórios e expor as informações gerais.

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Como gerenciar e monitorar projetos?

Os problemas detectados ao longo do caminho devem ser resolvidos conforme o que está previsto no gerenciamento de riscos. E é aí que entra a capacidade de comunicação efetiva do gerente, já que ele deve assegurar o funcionamento pleno dos procedimentos. Isso implica garantir:

A escolha da metodologia

O método define quais regras serão usadas para administrar e conduzir os recursos do projeto. Por isso, trata-se de um dos primeiros pontos que o gerente estabelece.

Nesse sentido, conceito de BI é um bom exemplo de sistema eficiente. Por meio dele, é possível coletar, organizar e analisar os dados de um jeito prático e confiável. Além disso, o gestor tem a chance de monitorar e compartilhar as informações com os outros membros da equipe.

Se a qualidade dos dados for relevante, ele terá a oportunidade de analisar indicadores corretos e reais, o que torna as ações do planejamento extremamente positivas em termos de vantagem competitiva.

A identificação de talentos

Na hora de formar a equipe, a decisão do gerente não deve se basear apenas nas competências técnicas, uma vez que outras habilidades precisam ser consideradas. Isso também envolve clientes, patrocinadores e fornecedores.

A experiência profissional, aliada a um perfil diversificado, pode contribuir no sentido de promover desempenho e aprendizado. 

O estabelecimento de critérios

A transparência é um dos pontos-chave na gestão de projetos, pois, sem uma comunicação objetiva, é praticamente impossível obter sucesso. Logo, a falta de conversa pode levar a retrabalhos, além de boatos e ruídos.

Então, a fim de evitar esses contratempos, tire um tempo para avaliar os detalhes que deverão ser comunicados. Mas não só isso: defina, também, quem deve ficar a par do assunto e estabeleça o meio pelo qual o conteúdo será transmitido.

A determinação do cronograma

O escopo traz todos os elementos do projeto, incluindo produtos, pessoas, recursos e meios de comunicação. Enfim, trata-se de um documento extremamente necessário para conduzir as atividades e, sendo assim, ele deve conter apenas as informações essenciais e executáveis.

O excesso de dados pode dificultar a compreensão e atrasar os procedimentos — por isso, tente reter apenas os assuntos necessários para a empresa e os clientes. Outro ponto importante nesse passo tem a ver com a definição dos indicadores de desempenho. Sobre isso, considere os KPIs que realmente geram impacto no negócio.

Quer uma dica? Desenvolva uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP) e, depois, estabeleça a construção dos itens do escopo.

A prevenção de riscos

Após planejar e delegar as demandas, é importante refletir sobre o que pode dar errado. Isso não tem nada a ver com querer jogar contra, mas consiste em uma medida preventiva. Cercando-se de todas as possibilidades, fica mais fácil prever erros e elaborar planos de ação efetivos.

Não é raro, por exemplo, os projetos extrapolarem o orçamento quando estão na fase de execução. Quando o gestor detecta os imprevistos, tem a oportunidade de ajustar o escopo de acordo com as necessidades vigentes.

Mas, independentemente dos motivos, é certo que alguns questionamentos não devem passar despercebidos:

  • “qual é o impacto que isso pode gerar?”;
  • “como contornar?”;
  • “qual é a chance da ocorrência de erros?”;
  • “qual é o status dos riscos e como enfrentá-los?”.

Nesse caso, você pode utilizar a análise preditiva, que ajuda a determinar as probabilidades de antecipações e atrasos no projeto.

O acompanhamento do plano

Depois de colocar todas as medidas anteriores em prática, é hora de dar a largada para o início da execução das tarefas. O gerente deve manter-se atento ao andamento das atividades, acompanhando pontualmente cada métrica definida no escopo.

O monitoramento é necessário, pois permite verificar a produtividade da equipe e o desempenho do planejamento como um todo. Então, se o objetivo é evitar dores de cabeça na fase de encerramento, não abra mão de observar a rotina e verificar os indicadores.

Crie relatórios e faça comparativos diários ou semanais, a fim de analisar a evolução dos números e manter o projeto devidamente nos trilhos.

Os feedbacks atualizados

A equipe envolvida precisa ficar a par dos resultados, até mesmo para melhorar a performance e o envolvimento. Por isso, é papel do gerente comunicar as observações.

E esse retorno pode ser diferenciado por meio de feedback em tempo real. Resumindo: informe, em tempo hábil, as considerações e evite comunicar apenas quando a situação já não puder ser mais contornada. Observe, ainda, pontos como:

  • orientação: execução com foco na conclusão do projeto;
  • realização: balanço das exigências de qualidade, a fim de garantir a aplicação de conceitos e padrões operacionais;
  • mobilização: provisão de recursos necessários para a equipe;
  • aquisições: validação de contratos, triagem de fornecedores, procedimentos logísticos e quaisquer outras atividades relacionadas à provisão de recursos.

Quais são as ferramentas para a gestão de projetos?

A gestão de projetos abre vantagem competitiva para a empresa crescer com segurança. Por isso, as ferramentas automatizadas são indicadas nessa condução, já que ajudam na otimização dos processos, no ganho de produtividade, na redução dos custos e no aumento dos lucros.

Como adiantamos, o Business Intelligence está entre as que auxiliam no gerenciamento empresarial, por oferecer funcionalidades imprescindíveis ao processo analítico administrativo. Ou seja: a metodologia ajuda a maximizar os resultados, levando a tomadas de decisão assertivas. Além dela, você pode contar com as seguintes:

Runrun.it

empresa foi fundada em 2013 e já está entre as mais inovadoras do país, segundo o anuário do jornal Valor Econômico.

O software brasileiro é essencial para administrar projetos e monitorar fluxos de trabalho. A partir dele, você obtém relatórios acerca de custos, prazos e desempenho dos profissionais de forma simplificada.

Outra grande vantagem é o baixo custo, pois não é necessário baixar nenhum programa específico. Além disso, o suporte é em português, a ferramenta passa por evoluções contínuas, o design é intuitivo e é possível fazer tudo de maneira rápida, simples e automática.

Trello

Trata-se de outro jeito de garantir a produtividade a todo vapor. Assim como a anterior, essa ferramenta é bastante intuitiva.

A interface pode ser acessada de vários navegadores e é ideal para trabalhar com equipes remotas, o que simplifica a organização e o acesso às tarefas. O recurso, que foi lançado em 2011, é um método japonês de gestão.

As tarefas são organizadas em cartões e o apelo visual é bem forte. A estruturação permite a ideia de progresso real das atividades de curto, médio e longo prazo.

Asana

O diferencial dessa plataforma está no fato de ela unir gestão e funcionalidades de comunicação. Ela pode ser usada tanto por meio de dispositivos móveis quanto no desktop.

Os recursos são muito úteis para agências, porque a empresa oferece chat colaborativo, lista de tarefas e, ainda, permite criar os times de acordo os objetivos. Ela não chega a ser tão simples quanto as outras, mas os recursos básicos são gratuitos.

Basecamp

Outra estrutura recomendada na gestão de projetos é a do Basecamp. Por meio dela, é possível definir os objetivos, traçar as responsabilidades, criar as equipes e delimitar os prazos.

Outras vantagens têm, certamente, a ver com o fato de você poder acompanhar o histórico de cada membro, numa espécie de linha do tempo. Além de funcional, a plataforma permite realizar upload em diversos formatos (PDF, XML, PPT) e, ainda, possibilita a inclusão de comentários. A versão gratuita, porém, é disponibilizada apenas para testes.

Bônus: dicas finais para um gerenciamento de projetos eficiente

Uma decisão errada pode mudar o rumo da organização no mercado. Por isso, a gestão de projetos é necessária para fiscalizar e manter o padrão de qualidade das ações implementadas.

Além disso, trata-se de uma forma que a empresa tem de manter os dados confiáveis. Lembre-se de que a formatação manual no Excel, por exemplo, tende a comprometer severamente a segurança da informação.

Viu só como a decisão correta otimiza os processos? A gestão de projetos é um assunto interessante para sua empresa? Então, entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar você!